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商科作業中的Memo(備忘錄)怎么寫?

發表時間:2020-07-23 11:32:43

      Memo(備忘錄)是澳洲大學商科專業經常出現的一種寫作形式。這篇文章中我們來介紹一下商科作業中的Memo怎么寫?

商科作業中的Memo(備忘錄)怎么寫?

      Memo的受眾和目的


      要寫出一篇合格的memo,首先要明確這種文章的受眾和寫作的目的。一般來說,寫作memo具有雙重目的:引發對問題的注意,然后解決問題。這種目標是通過將例如政策修改、價格上漲等新的信息告知讀者,或者勸說閱讀者采取行動,例如參加會議或者更改現有的生產流程等來實現的。不管具體的目標是什么,當memo能將寫作者的目的和閱讀者的興趣和需求聯系起來時才是最有效的。

      除了明確寫作memo的目的,選擇正確的受眾也非常重要。首先,要確保接收到memo的人都是真正需要閱讀memo的人。如果僅是涉及一個人的事情,就不要把memo發給整個辦公室。另外,要確保放到memo中的材料不要過于敏感,如果信息過于敏感,最好采用面對面的交流或者打電話。Memo最適合發給少量至中等數量的人來溝通公司或工作目標。

      Memo的組成部分


      (1)Heading Segment標題部分

      標題部分的基本形式:

      TO:(readers’names and job titles)閱讀者的姓名和職位名稱

      FROM:(your name and job title)你(寫作者)的姓名和職位名稱

      DATE:(complete and current date)當下的時間

      SUBJECT:(what the memo is about,highlighted in some way)memo的主題

      注意事項:

      要使用正確的全名和職位名稱來稱呼memo的閱讀者。避免僅使用名字或者不正式的日常稱呼。

      標題要具體而簡潔。例如,“Clothes”就太過于空泛,“Fall Clothes Line Promotion”就能讓人一目了然,了解這篇memo的主題。

      (2)Opening Segment開篇部分

      Memo的首段通常是用來表明這篇memo的目的,包括memo的目的、簡要的背景、問題以及具體的任務分配介紹。闡明memo的目的能夠幫助讀者了解閱讀這份文件的原因。首段介紹要簡潔,一般是一個短的段落的長度。

      (3)Context背景

      背景指的是某個事件、環境或者你正在解決的問題的背景。你可以用一段或者幾句話來闡述背景和問題,但通常使用一句話的開頭部分來解釋背景就足夠了,例如:“Through market research and analysis…”

      (4)Task Segment任務部分

      一篇memo的關鍵部分之一就是對任務的陳述。在任務陳述部分,你應該描述你正在做什么來幫助解決問題。如果行動是被要求的,你的任務陳述部分應該用類似這樣的句子開頭:“You asked that I look at…”

      如果你想解釋你的意圖,可以這樣說:“To determine the best method of promoting the new fall line,I will….”

      注意任務陳述部分只需包含決策者需要的信息,同時要讓人相信確實有問題存在。無需贅述不重要的細節。這就要求你對所有的情況有足夠清晰的了解,并對memo寫作做好充足的計劃。

      (5)Summary Segment總結部分

      如果你的memo長度超過一頁,那么你可能還需要加上一段單獨的總結,但是總結部分不宜篇幅過長,對于短篇memo也不是必須的。在這部分,你需要簡要闡述你的主要建議,來幫助讀者迅速理解memo的要點。這個部分也可以包括你所引用的方法以及研究中使用的信息來源。

      (6)Discussion Segment討論部分

      討論部分是整篇memo最重要的部分,包含支持你觀點的所有細節。通常這個部分以最重要的信息開頭,比如重要的發現或者建議等。陳述的方式要從最概括的信息開始,然后轉入具體的或者支持性事實。討論部分包括了可以支持你論證的觀點、事實和研究,你需要列出強有力的觀點和證據來說服讀者按照你的建議采取下一步的行動。如果這個部分寫作不得當,整篇memo將會失去它應有的作用。

      (7)Closing Segment結束部分

      在讀者充分接收了你提供的所有信息后,你需要以一個彬彬有禮的結尾闡述你想要讀者采取何種行動,并結束全篇。寫作之前,要認真考慮讀者如何從你建議的行動中獲益,以及你怎樣能讓這些行動更加簡單。例如可以說:“I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make.”

      (8)Necessary Attachments必要的附錄

      在必要時,你要記錄下你的發現或者提供細節信息,比如在memo最后附加倆表、圖表、表格。同時記得在memo中引用你的這些附錄內容,并加注提示文末的附錄文件,例如:Attached:Focus Group Results,January-May 2007

      Memo的正確格式


      Memo的格式遵循一般的商業寫作格式。一篇memo的長度通常在1-2頁、單倍行距及左對齊。使用空一行的方式開始新的段落,不能使用首行縮進。

      商業材料應該簡潔易讀,因此最好使用小標題和列表的形式來幫助讀者閱讀。

      增加小標題:為了幫助讀者更好地理解memo,通??梢栽诳偨Y部分和討論部分增加小標題。小標題應該簡短但清晰陳述該部分的內容。小標題的內容應該都是被包含在首段目的陳述部分的信息。

      使用列表:為了方便閱讀,盡可能把要點或者細節羅列出來,而不是用段落形式陳述。這有利于引起讀者的注意,幫助他們更好地記憶信息。使用列表也能讓你的memo更加簡潔。

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